هي ثلاث مراحل اساسية لإنجاز لوحة القيادة تندرج كما يلي:
1. تعريف الغاية و محتوى لوحة القيادة
أ. تحديد الأهداف للوحة القيادة
لتكون فعالة، لوحة القيادة يجب أن تكون لها غاية، هدف واضح في تسيير المقاولة. لا يجب أن يقتصر الأمر على وثيقة لا تستجيب إلا لمعايير شكلية لا قيمة لها.
و بالتالي، الأسئلة الأساسية التي يجب طرحها لتحديد الغاية من لوحة القيادة هي:
- من المستهدف ؟
- ما المعلومات التي نحتاجها؟
- ما تتيحه المعلومات المحصلة؟
- ماذا سنعمل بالنتائج المحصلة؟
بعد الإجابة على هذه الأسئلة الأساسية ، تتجلى لنا الغاية من لوحة القيادة: قد تستعمل في قيادة نشاط المقاولة بشكل عام، أو في التتبع التجاري، او تتبع المؤشرات المالية وكذلك في التسيير…
جيد للمعرفة. في بعض الحالات، يكون مفيدا التوفر على عدة لوحات للقيادة، كل واحدة منها تخص طرف من الأنشطة. فواحدة للمبيعات و أخرى لتسيير المخزون و ثالثة للرصد التجاري…
ب. إختر المؤشرات الأساسية:
تحديد مؤشرات التتبع ليس بالعملية السهلة: قد نسقط سريعا في المزايدات فنقف عند مؤشرات لا تفيد لا في إتخاذ القرار و لا في قيادة أنشطة المقاولة. و لهذا يتعين علينا معرفة أنه يوجد صنفين من المؤشرات:
- مؤشرات النتائج: تقيس أداء المقاولة و تكون مرتبطة بالهدف. قد تتعلق بالمتابعة المالية، الربح، الإنتاج و التكلفة… على العموم تمكن من معرفة بلوغ الهدف أو لا.
- مؤشرات الأنشطة: تقيس حالة النشاط من الناحية العملية. تتعلق ، مثلا بالكميات المباعة، المخزون.
عند تطوير لوحة القيادة ، من الضروري أن يكون لديك مؤشرات للنشاط والنتائج ، وأن يكون الأخيران مرتبطين بأهداف محددة مصنفة في لوحة القيادة.
ج. تنظيم القيادة
يحتوي توجيه لوحة القيادة على عنصرين رئيسيين يجب مراعاتهما:
- من سيستخدم لوحة القيادة؟
إذا كان للوحة القيادة تأثير على عدة مستويات داخل المؤسسة ، فمن الضروري إشراك جميع الموظفين في بلورتها. في حالة مقاولة صغيرة جدا، من الضروري أن يتخيل المدير استخدامًا نهائيًا للوحة القيادة ليجعل منها من البداية ، أداة واضحة لتتبع ، مشتركة و مفهومة لكافة الأطراف.
- بأي وتيرة نستعمل لوحة القيادة؟
وتيرة استعمال لوحة القيادة ترتبط بدورية أنشطة المقاولة ( لا جدوى من تتبع لوحة القيادة كل أسبوع إذا كنا نحصل على مؤشر التتبع كل فصل). كلما اقتربت العمليات، كلما ترتفع وتيرة تعديل لوحة القيادة. فمثلا، في المصنع، فالعامل الذي يراقب آلة يلزمه لوحة القيادة يومية للتأكد من الإنتاجية. و على العكس، أصحاب القرار الإستراتيجي يتعين عليهم رصد التوجهات لإتخاذ القرار، فبتالي يلزمهم وقت أكبر للحركة.
2. حدد الحل التكنولوجي أو المنصة
و ان كانت تبقى لوحة الأكسيل الأكثر تداولا، فحاليا يوجد العديد من الآليات على الشبكة التي توفر مهمة لوحة القيادة و تتيح تتبع أنشطة محددة. السؤال المطروح الذي يجب طرحه: من أين تحصل على المعلومات التي تستعملها لملأ لوحة القيادة؟ إذا كنت تستعمل وسيلة (إدارة علاقة العملاء) أو أي حل أخر ، وجب معرفة كيف يتم دمج بين واجهة هذا الحل و لوحة القيادة. إذا كانت تجربتك الأولى فاستعن بلوحة Excel أثناء بدء النشاط ثم تزود بالتدرج بأدوات أكثر تكاملاً.
جيد للمعرفة: من أحسن البرمجيات للتقارير، يمكن ذكرDatapine, Tableau, Power BI, Zoho Analytics, … . هذه الحلول متوفرة وبعضها مجاني في الأول. تبدأ المقاولة بتدبير نشاطها على أساس وسائل بسيطة ومتاحة، و لكن مع نمو نشاطها تحتاج إلى حلول عملية متوافقة مع تتبع نشاطها
3. إنجاز و عرض لوحة القيادة
أ. تنظيم المعلومات
عرض المعلومات التي تخص لوحة القيادة هو أساسى و حساس لتبليغ أفضل الرسائل لكل المتدخلين. فكم من إجتماعات تخرج عن مسارها الطبيعي لسوء تأويل في المؤشرات والأداء. و لعرضه بطريقة فعالة، تذكر جيدا أن لوحة القيادة يجب أن تكون سهلة، فعالة، منسجمة و عملية.
بالتالي، يمكن تنظيمها كالآتي:
- مشروع أو الهدف: ( مثلا: المشروع 1/ تحسين الأداء – المؤشر 1.2.3؛ المشروع 2/ الحصول على أسواق جديدة- المؤشر 1.3)
- مجموعة المؤشرات( مؤشرات رقم المعاملات، مؤشرات المدخول، مؤشرات النجاعة التجارية.)
- المنطقة الجغرافية أو الوحدة التجارية: (إفريقيا، آسيا..)
ب. إختر التصور البياني:
أخيرا، المرحلة الأخيرة المتعلقة بإدارة نشاطها هي التصور البياني للمعلومات.توجد مجموعة من الطرق تربط و تقارن بين المعلومات، و بالتالي، يتعين إختيار التمثيليات الجيدة لتكون أكثر فاعلية و لإختيار القرار الصائب.
من بين الوسائل و الأدوات للعرض، يمكن ذكر:
- المخططات الدائرية تمثل الأجزاء أو النسب المئوية ضمن مجموعة معينة. ومع ذلك ، يجب الحرص على عدم تضمين عدد كبير جدًا من المؤشرات وإلا يصبح المخطط غير مقروء بسرعة ؛
- مقاييس لتمثيل النسب المراد مراقبتها ؛
- المخططات الخطية تمثل اتجاهًا وتطورًا ويمكنها مقارنة اتجاهات العديد من المؤشرات مع بعضها البعض ؛
- الرسوم البيانية أو المخطط الشريطي أو الشريط، يجعل من الممكن مقارنة القيم.