ليس من المنطقي أن تقضي وقتا للبحث على أحسن الموظفين لتهمل مرافقتهم…. و مع ذلك فهو خطأ يقع فيه اغلب أصحاب المقاولات. وفاء المساعدين يجب أن يكون من صلب اهتمامات المقاولة، كيف ما يكون النشاط و المهنة. و لجعل الإدماج فعال، يجب تنظيمه ليتسنى للمساعد:
- أخذ العلم بالمقاولة و المساعدين،و كذلك قيمها و ثقافتها
- الإندماج مع فريقه الجديد و يتعرف على مساعديه
- يتسلم منصبه و مهامه
بناءا على هذا المسار، سيتمكن المساعد من رفع حظوظ النجاح و الاندماج و البقاء بمقاولتك.
الإندماج لا يقتصر في حسن إستقبال الموظف الجديد يوم وصوله، بل يجب استباق الأمر و إعداده، و هذه هي أهم المبادئ للنجاح في هذا الأمر:
1. الإعلام بوصول المساعد:
بداية ، من المهم إعلام باقي أعضاء الفريق بوصول الموظف الجديد. الفكرة لا تقتصر على إستقباله ووضعه أمام الحاسوب. يجب إخبار الهيئات المساعدة، الذين سيتكلفون بالأجهزة و الجانب الإداري لإدماج الموظف الجديد. هذا الأخير يجب أن يشعر أن وصوله قد هيئ مسبقا من أجل أن يكسب مكانه بين زملائه. يكفي إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني أسبوعا قبل لإعلام بوصول الموظف الجديد، يتبع ببريد تعريفي به اسبوعا بعد وصوله لتقديمه.
2. إعداد مكان العمل:
يجب التأكد من أن الموظف الجديد لا ينقصه شيئا وبأن فضاء عمله مهيئ. كما يتعين وضع الأسئلة القبلية الجيدة لكي لا توضع أمام صعوبات في يوم وصوله:
- ما هي المعدات التي يحتاجها؟
- حاسوبه معد ليوم وصوله؟
- مكتبه نظيف و مهيئ جيدا؟
- هل يتوفر على كل الوسائل الوثائق التي تسهل عليه القيام بمهامه؟
3. حل التفاصيل الإدارية:
هناك عادة تتجلى في إهمال الجانب الإداري عند مرافقة الموظف الجديد. في حين أنه عامل محدد للصورة التي سيحافظ عليها المساعد في ذهنه. من بين الأمور التي يتعين مراقبتها:
- هل تم توقيع على العقد؟
- هل تم الإدلاء برقم الحساب البنكي؟
- هل تم وضع الشهادات بمديرية الموارد البشرية؟
و لتجنب نسيان أمر معين، من الأمثل إعداد لائحة قبلية صالحة لكل الوافدين الجدد. وبهذا يكون المسار معروف جيدا، و ستربح من حيث الجودة.
جيد للمعرفة: من بين الأفكار الجيدة مبدأ ” الموجه” و التي تقتضي تعيين مسؤول في الفريق على الموظف الجديد، وتكليفه بزيارة المقاولة و تقديمه لمجموع الموظفين.