Pour une gestion optimale de vos fournisseurs, il est essentiel d’avoir un accès facile et centralisé à l’information. Par exemple, lorsque vous avez un incident dans votre chaîne d’approvisionnement (exemple dans la sécurité alimentaire), vous devez être en mesure de réagir rapidement et de manière approfondie sans perdre de temps dans les formalités administratives. 
Il s’agit ainsi de faire  des segmentations allant du secteur d’activité à la géographie en passant par la catégorie, et vos informations seront probablement réparties entre de nombreuses parties prenantes, bureaux et ordinateurs individuels. Il est impératif que vous établissiez un moyen simple d’agréger et de centraliser les informations sans créer le redoutable «lecteur partagé de l’enfer». Pour ce faire, recherchez deux choses. Tout d’abord, un système qui compile facilement tous vos fournisseurs en un seul endroit plutôt que dispersé dans toute l’organisation. Deuxièmement, une plate-forme suffisamment simple pour que toutes vos parties prenantes l’utilisent réellement.