Les trois étapes clés de construction d’un tableau de bord se déclinent comme suit :

1.Définir la finalité et le contenu du tableau de bord

A. Déterminer les objectifs du tableau de bord

Pour qu’il soit efficace, un tableau de bord doit avoir une finalité, un objectif précis dans le fonctionnement de l’entreprise. Il ne s’agit pas de s’encombrer d’un document qu’il faut remplir juste pour la bonne forme !

Ainsi, les questions clés à se poser pour établir la finalité d’un tableau de bord sont :

• qui est le destinataire du tableau de bord ?
• Qu’a-t-on besoin d’avoir comme information ?
• Que doit permettre l’information remontée ?
• Que va-t-on faire des résultats remontés ?

Une fois que l’on a répondu à ces questions clés, la finalité du tableau de bord apparaît plus évidente : il peut servir à piloter l’activité de manière générale, ou le suivi commercial, où les indicateurs de santé financière, ou l’organisation, etc.

Bon à savoir : il est parfois très utile d’avoir plusieurs tableaux de bord, chacun dédié à une partie de l’activité. Par exemple, un tableau de suivi des ventes, un tableau de gestion des stocks, un tableau de suivi de la prospection commerciale, etc.

B. Choisir les indicateurs clés

Définir les indicateurs de suivi n’est pas une chose facile : on peut rapidement tomber dans de la surenchère et rester bloqués dans des suivis d’indicateurs qui n’aident ni à la décision, ni au pilotage de l’activité. Aussi, il faut être conscient, avant de choisir, qu’il existe deux types d’indicateurs : 

indicateurs de résultat	évaluent la performance de l’entreprise et sont reliés à un objectif. Ils peuvent par exemple être relatifs au suivi financier, à la rentabilité, à la productivité, au coût, etc. Ils permettent, en somme, d’apprécier si l’objectif est atteint ou pas.
indicateurs d’activité	mesurent l’état de l’activité, d’un point de vue des processus. Ils concernent par exemple les quantités vendues, les stocks, etc.

Indicateurs de Résultat :

• évaluent la performance de l’entreprise et sont reliés à un objectif. Ils peuvent par exemple être relatifs au suivi financier, à la rentabilité, à la productivité, au coût, etc. Ils permettent, en somme, d’apprécier si l’objectif est atteint ou pas.

Indicateurs d’activité :

• mesurent l’état de l’activité, d’un point de vue des processus. Ils concernent par exemple les quantités vendues, les stocks, etc.

Dans l’élaboration d’un tableau de bord, il est essentiel d’avoir des indicateurs d’activité et de résultat, et que ces deux derniers soient liés à des objectifs précis catégorisés dans le tableau de bord.

C. Organiser le pilotage

Le pilotage du tableau de bord contient deux éléments clés à prendre en compte : 

Qui va utiliser le tableau de bord ? :

• Si le tableau de bord a un impact transverse au niveau de l’organisation, il est primordial d’associer tous les collaborateurs dans son alimentation. Dans le cas d’une startup, il est essentiel que le gérant imagine une utilisation finale du tableau de bord pour en faire, dès le démarrage, un outil clair de suivi, diffusable et lisible par d’autres parties prenantes.

A quelle fréquence utiliser le tableau de bord ? :

• La fréquence d’utilisation du tableau de bord dépend des questions liées à la périodicité de l’activité de l’entreprise (inutile de suivre un tableau de bord toutes les semaines si la remontée de l’indicateur suivi se fait par trimestre !). Plus on se rapproche des opérations, plus la fréquence de mise à jour est élevée. Par exemple, dans l’usine, un opérateur qui suit une machine a besoin d’un tableau de bord journalier pour s’assurer de sa production. A l’inverse, les décideurs stratégiques doivent pouvoir observer des tendances pour la prise de décision ; ils ont besoin d’un temps plus long pour réagir.

2.Définir la solution technologique ou le support

Bien que le bon vieux tableau Excel soit le plus plébiscité, il existe aujourd’hui de nombreux outils en ligne qui remplissent la fonction de tableau de bord et permettent un suivi d’activité précis. La seule question est : d’où viennent les informations qui servent à l’élaboration du tableau de bord ? Si vous utilisez déjà un outil de CRM (Customer Relationship management) ou une autre solution dédiée, il faut voir comment l’interface entre le CRM et votre tableau de bord peut être intégrée. Si c’est la première fois, pas de panique : Excel peut très bien faire l’affaire le temps de mettre en marche son activité et de se doter d’outils plus intégrés par la suite.

Bon à savoir : parmi les meilleurs logiciels de reporting, l’on peut citer : Datapine, Tableau, Power BI, Zoho Analytics, … Ces solutions sont accessibles pour des startups, certaines sont même gratuites. Dans un premier temps, la startup peut commencer par gérer son activité sur la base d’outils simples et accessibles, mais plus elle grandit plus elle aura besoin de solutions professionnelles adaptées au suivi de son activité.

3.Elaborer la structure et la présentation du tableau de bord

A. Organiser les informations

La présentation des informations du tableau de bord est un point essentiel et critique pour faire passer les bons messages aux collaborateurs. Combien de réunions peuvent déraper pour cause de mauvaise interprétation des indicateurs et des performances ! Pour présenter de manière efficace un tableau de bord, gardez en tête que ce dernier doit être simple, efficace, cohérent et orienté action. 

L’organisation peut ainsi se faire par : 

Chantier ou Objectif :

• (exemple : Chantier 1/ Améliorer la performance – indicateur 1, 2 et 3 ; Chantier 2 / Conquérir de nouveaux marchés – indicateurs 1, 3 et 3, etc.)

Groupe d’indicateurs :

• (indicateurs de chiffre d’affaires, indicateurs de rentabilité, indicateurs d’efficacité commerciale, etc.)

Zone Géographique ou Business Unit :

• (Afrique, Asie, Moyen Orient ou par BU)

B. Choisir la visualisation graphique

Enfin, le dernier point par rapport au pilotage de son activité est la visualisation graphique des informations. En effet, de nombreuses façons existent de mettre en lien et en comparaison des informations, et il faut pouvoir choisir les bonnes représentations afin d’être le plus pertinent et d’amener la décision la plus optimale. 

Parmi les moyens et outils de visualisation, on peut citer : 

• les camemberts ou diagrammes circulaires représentent des proportions ou des pourcentages parmi un ensemble donné. Il faut cependant veiller à ne pas mettre trop d’indicateurs sinon le diagramme devient vite illisible ;

• les jauges pour représenter des ratios à monitorer ;

• les graphiques linéaires représentent une tendance, une évolution, et peuvent comparer les tendances de plusieurs indicateurs entre eux ;

• les histogrammes ou diagramme en barre ou bâtons, enfin, qui permettent de comparer des valeurs entre elles.

Point de vigilance : les graphiques doivent rester simples et épurés. Il doivent pouvoir être lisibles, utilisables et duplicables et permettre la prise de décision rapide.