Il n’est pas très cohérent que vous passiez du temps à trouver les bonnes recrues pour ensuite négliger leur prise en main… et pourtant c’est une erreur dans laquelle beaucoup commettent ! La fidélisation des collaborateurs devra, par la suite, être au cœur des enjeux de l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité et son métier.
Pour rendre l’intégration efficace, il faut l’organiser au mieux pour que le collaborateur :
- prenne connaissance de l’entreprise et des collaborateurs, des valeurs et de la culture
- s’intègre à sa nouvelle équipe et apprenne à connaître ses futurs collaborateurs
- prenne en main son poste et ses missions
A travers ce parcours, le collaborateur maximisera ses chances de réussir son intégration et de rester au sein de votre entreprise.
Anticiper et préparer l’intégration : l’intégration ne consiste pas uniquement à accueillir la nouvelle recrue le jour de son arrivée – il faut l’anticiper et la préparer. Voici quelques principes clés pour bien la réussir :
I. Informer de l’arrivée du collaborateur
Tout d’abord, il est primordial de prévenir l’ensemble de l’équipe de l’arrivée d’une nouvelle recrue. L’idée n’est pas juste de l’accueillir et de l’installer devant un ordinateur ! Il faut informer les fonctions supports, qui seront sollicitées pour le matériel et l’aspect administratif de l’intégration de la nouvelle recrue.
Votre nouveau ou votre nouvelle collaborateur(trice) a besoin de sentir que son arrivée a été anticipée afin de se faire sa place parmi les collaborateurs. Rien de plus simple que l’envoi d’un email une semaine avant pour informer de l’arrivée de la personne en question, à compléter par un email d’introduction de la nouvelle recrue, une semaine après avoir intégré vos équipes, pour se présenter.
II. Préparer l’espace de travail
Il faut s’assurer que la personne ne manque de rien et que son espace de travail est prêt. Il faut ainsi se poser les bonnes questions en amont, afin de ne pas se retrouver en difficulté le jour J :
- De quelles fournitures a-t-il besoin ?
- Son ordinateur est-il configuré pour son arrivée ?
- Son bureau est-il propre et bien rangé ?
- A-t-il à sa disposition tous les outils et documents permettant de faciliter sa prise de poste?
III. Régler les détails administratifs
On a tendance à minimiser l’impact du volet administratif sur la prise en main d’un nouveau collaborateur. Pourtant, c’est un facteur déterminant de l’image que va garder le collaborateur en tête. Aussi, il est recommandé de s’en occuper sérieusement avant l’arrivée de la nouvelle recrue. Parmi les éléments clés à vérifier :
- Le contrat a-t-il été signé ?
- Un RIB a-t-il été fourni ?
- Les diplômes ont-ils été remis aux ressources humaines ?
Pour ne rien oublier, n’hésitez pas à préparer une TO DO liste valable pour toutes les nouvelles arrivées. Ainsi, le processus sera rodé, et vous gagnerez en efficacité !
Bon à savoir : parmi les idées que vous pouvez utiliser, la notion d’”aiguilleur” ou de “mentor” est très ingénieuse. Il s’agit de nommer un responsable dans l’équipe future de la nouvelle recrue, et de le charger de lui faire visiter l’entreprise et de le présenter à l’ensemble des collaborateurs.